Есть 5 проблем, из-за которых у тебя не получается быстро и продуктивно работать, кайфовать от процесса и иметь много времени и денег на насыщенную жизнь:
  1. Ты впустую растрачиваешь свое время, делаешь много лишних действий
  2. Ты не умеешь сосредоточенно работать: скачешь с задачи на задачу и отвлекаешься на чаты, соц.сети и «срочные вопросы»
  3. У тебя нет своих правил в работе: в каждом новом проекте ты подстраиваешься под клиента и его требования
  4. Ты не ведешь аналитику: не знаешь, какие твои действия приносят результат и поэтому делаешь много работы зря
  5. Ты все еще работаешь на дядю: обмениваешь время на деньги, раз в месяц ждешь зарплату, которая покрывает расходы, но не приносит прибыль
Сейчас я объясню, почему эти проблемы тормозят тебя и расскажу, как с ними бороться
Проблема №1
Ты впустую растрачиваешь свое время
Каждый месяц ты тратишь как минимум 40 рабочих часов на всякую… хрень. 40 рабочих часов — это целая неделя!
Представляю твоему вниманию ТОП-3 «пожирателей времени»:
1 место: чаты с клиентами и с командой
сжирают 50% времени
Мы привыкли создавать чаты, чтобы быстро «в реальном времени» решать рабочие вопросы и тут же приступать к реализации. И не усложнять себе жизнь созвонами, перепиской по почте или, упаси боже, личными встречами.
«Это же так просто и современно!»
Но в итоге все эти чаты превращаются в неконтролируемый базар:
Чаты – это диджитал-помойка:
  • В чатах теряются задачи и важные идеи
  • В чатах каждый пишет тогда, когда захочет
  • В чатах нужно пролистывать бесконечную историю сообщений, чтобы найти то самое, где клиент расписал свою гениальную идею
  • В чатах повторяются одни и те же обсуждения (идеи, решения и аргументы)
А еще ты часто начинаешь читать их в нерабочее время, просто потому что зашел в телеграм. Какой тут ворк-лайф баланс?
2 место: подготовка документов и прочая операционка
занимает 25% времени
Еженедельные отчеты, ежемесячные отчеты, договоры, коммерческие предложения, акты работ, счета на оплату, контент-планы, брифы …
Чтобы подготовить одну бумажку, нужно:
  • открыть программу (гугл докс, как правило)
  • вспомнить на каком аккаунте лежит пример документа
  • создать новый файл
  • скопировать в новый файл информацию из другого файла
  • отредактировать текст документа
  • скачать
  • подписать
  • отправить клиенту
Это в лучшем случае занимает 1 час, но чаще одна такая задача растягивается на 3-4 часа. А сколько лишних действий, которые можно решать в один клик…
3 место: 1000 и 1 программа для работы
забирают оставшиеся 25% времени
Ты хоть примерно представляешь, сколько программ тебе приходится использовать для работы? 10? 20? 30?
Они самые неочевидные пожиратели времени, но вот что они делают «втихую»:
  • заставляют тебя везде авторизовываться, ждать коды подтверждения (часто в самый неподходящий момент)
  • вынуждают переключаться с одной программы на другую, чтобы решить простой рабочий вопрос
  • ставят ограничения в тарифах, из-за которых ты заводишь новые аккаунты
  • шлют рассылки на все твои почты
  • плодят хаос в твоих документах и проектах, потому что не дают возможности систематизировать информацию
  • а еще каждая новая программа забирает твое время на знакомство с ее интерфейсом
«Пожиратели времени» расходуют его так сильно, что тебе приходится работать сверх нормы, чтобы успеть сделать основную часть работы.
Вот так и появляются завалы просроченных задач, вечная усталость и отсутствие свободного времени.
Чтобы перестать делать кучу лишних действий, тебе нужно по-максимуму избавиться от всех «пожирателей времени»
Самое простое, с чего ты можешь начать, – это минимизировать количество программ для работы:
  • вместо сервисов гугла используй Notion
  • вместо Trello или Asana для планирования задач используй Notion
  • вместо заметок используй Notion
  • все файлы и папки с компьютера ты тоже можешь перенести в Notion
Notion не просто заменяет эти инструменты. Он предоставляет куда более удобный функционал для работы. И, самое важное, вся твоя информация будет находиться в одной программе!
Конечно, Notion не заменит тебе Фигму, Тильду или видеоредакторы. Но, как минимум избавит тебя от нескольких лишних программ, от которых «дергается глаз».
Второй шаг – избавиться от чатов.
Всю коммуникацию с клиентом ты можешь свести к 1-2 созвонам в неделю и к общению по электронной почте. А для задач и согласований ты снова можешь использовать Notion.
В этой программе очень удобно выдавать ограниченный доступ к страницам, которые может просматривать и комментировать твой клиент. Но еще лучше создать общее рабочее пространство для тебя и клиента, в котором будет организована вся работа.
И все – необходимость в чатах просто отпадает.
Самые охуевшие фрилансеры смогли вообще всю коммуникацию с клиентом и командой перенести в Notion: требования, задачи, сроки, правки, согласования. Они достигли уровня бога:
  • нет статуса «онлайн» и «прочитал»
  • минимум повторов одной и той же информации
  • нет внезапных уведомлений, которые отвлекают от другого проекта или мешают отдыхать
И последний шаг – минимизировать операционку.
Твоя задача делать меньше действий в решении частых рабочих вопросов. Быстрее создавать договоры, акты, отчеты и другие документы. Быстрее организовывать работу с новыми клиентами. Быстрее планировать задачи и созвоны.
И перестать копировать информацию из одного места в другое.
В идеале, такие вопросы должны решаться нажатием одной кнопки. И это, кстати, тоже возможно провернуть в Notion.
«Емае, это ж сколько работы… Звучит так сложно»
Помнишь, в первой части статьи я сказала, что на внедрение системы у тебя уйдет всего два дня? Продолжай чтение и дальше узнаешь, как все это сделать быстро и без психологических травм.
И помни про 40 часов. На что бы ты потратил целую неделю, которая у тебя освободится благодаря этим действиям? Взял бы нового клиента? Прошел бы полезный курс? Сгонял бы в мини-путешествие? Прочитал бы книги, которые всегда откладывал?
Проблема №2
Ты не умеешь сосредоточенно работать
Глубокий фокус – главный секрет быстрой и продуктивной работы. В таком состоянии можно за пару часов решить задачу, которую ты бы делал сутки в привычном расфокусированном состоянии.
Словить это состояние можно только тогда, когда тебя ничего не отвлекает.
Ни чаты, ни соц.сети, ни «самые срочные вопросы» не должны пробиваться в твое поле, когда ты сосредоточен. В идеале, у тебя должен быть включен режим «Не беспокоить», а вся работа должна вестись в одной программе.
Именно поэтому сначала тебе нужно разобраться с «пожирателями времени». Пока они остаются с тобой, ты не сможешь сосредоточенно работать. А если ты не поймешь, как фокусироваться на задачах – можешь забыть про работу по 5-6 часов в день, высокую продуктивность и результаты.
Когда ты в расфокусе – ты делаешь работу шаблонно и быстро устаешь от нее. Когда ты в фокусе – у тебя появляются свежие креативные решения, которые приносят доход твоему клиенту (и поверь, это единственная причина, почему он с тобой работает).
В твоем рабочем дне должно быть выделено время, когда ты не трогаешь соц.сети, не заходишь в чаты и не отвлекаешься вообще ни на что. В это время ты концентрируешься на 1-3 задачах и решаешь только их.
А чтобы обеспечить себе такое «время тишины» – тебе нужны правила в работе.
Проблема №3
У тебя нет своих правил в работе
Правила в работе сводятся к нескольким основным вопросам:
  • Как и где ты ведешь коммуникацию с клиентами?
  • Как проходит твой рабочий день? Когда ты общаешься с клиентами? Когда решаешь операционные задачи? Когда занимаешься основной работой?
  • Как ты организуешь работу в новых проектах? Какая у тебя последовательность действий?
  • Как ты оцениваешь результативность своей работы? По каким критериям?
Когда я общаюсь со своими учениками, каждый раз выясняется, что этих правил нет у большинства из них! В каждом проекте они ведут себя по-разному. Так, как удобно их клиентам.
  • Клиенту удобно проводить созвон посреди рабочего дня, предупредив об этом за полчаса – они идут на созвон.
  • Клиенту удобно работать без договора – они работают без договора.
  • Клиенту удобно проверять каждую сторис и каждый текст поста – они по 2 часа скидывают контент и ждут согласования.
Каждый фрилансер работает одновременно над 3-5 проектами. А теперь представь, что в каждом проекте разные правила работы и коммуникации. О какой минимизации действий и фокусе тут можно говорить?
Чтобы тебе было легко и интересно работать, игра должна вестись по твоим правилам во всех проектах. Не ты должен подстраиваться под клиента, а клиент под тебя.
Во всех проектах у тебя должен быть единый порядок работы: одно время для созвонов, единая последовательность действий в работе, единый порядок подготовки документов и отчетов и т.д.
Тогда ты сможешь довести до автоматизма рабочие процессы.
Ты перестанешь занимать свою голову вопросами «А в этом проекте нужно согласовывать работу?», «А когда мне нужно запрашивать оплату у этого клиента?»…
Твоя голова будет свободна от этого «шума» и ты сможешь с удовольствием заниматься креативом и приносить результат своим клиентам.
Проблема №4
Ты не ведешь аналитику
Если я сейчас задам тебе вопрос: «Какие твои действия приносят результат, а какие нет?», сможешь ли ты мне ответить на него и подкрепить свой ответ цифрами?
Если ты дошел до этого места в статье, скорее всего твой ответ «нет».
Вероятно, ты изо дня в день выполняешь согласованный объем работы и получаешь оплату за то, что ты сделал (торгуешь своим временем), а не за то, как ты помог бизнесу клиента (продаешь результат).
Как бы тебя ни пугала аналитика, какой бы скучной она тебе ни казалась – это единственный инструмент, который освободит тебе время и позволит кратно расти в доходе.
Пока ты получаешь оплату за количество, ты не растешь. А чтобы получать оплату за потенциальные результаты для клиента, нужно знать, что эти результаты приносит!
Начни оценивать хотя бы базовые показатели эффективности твоей работы и ты перестанешь тратить время на бессмысленные действия, освободишь себе кучу рабочих часов и увеличишь доход за счет результатов, которые ты приносишь клиентам.
Проблема №5
Ты все еще работаешь на дядю
Дай угадаю, ты пришел на фриланс, чтобы не работать в офисе на начальника? Быть свободным и самому устанавливать правила.
И как? Получилось?
Есть простой тест, чтобы определить, работаешь ты сам на себя или на дядю.
  • В каких числах клиент переводит тебе зарплату?
  • Какая маржинальность заложена в оплату твоих услуг?*
*маржинальность — сколько ты зарабатываешь сверх расходов
На самом деле первого вопроса достаточно, чтобы получить ответ. Если ты ждешь от клиента зарплату – значит ты просто обмениваешь свое время на деньги.
Ты не несешь ответственность за свой доход, ты не управляешь им. Все решает твой заказчик, а ты делаешь, что сказано.
Твоя зарплата в лучшем случае покрывает твои расходы: на проезд, еду, потраченное время на работу, покупку программ и техники и т.д. Но прибыль ты не получаешь. Это и есть работа на дядю.
Твое время ограниченно. А значит и доход имеет потолок.
Пока ты работаешь на дядю – ты стоишь на мертвой точке. В точке, где нет интереса работать, где нет времени и денег, где просто нет возможности классно жить.
Это последняя проблема, которую тебе надо решить. Тебе нужно начать относиться к своей работе, как к бизнесу.
  • Если у тебя бизнес, ты точно знаешь, сколько денег тебе нужно генерировать в час/день/месяц/год.
  • Если у тебя бизнес, ты решаешь с кем работать, а с кем точно нет.
  • Если у тебя бизнес, ты ведешь себя как партнер, а не сотрудник. В твоем словаре нет слова «зарплата», вместо этого ты заключаешь взаимовыгодные сделки.
  • Если у тебя бизнес, ты беспокоишься о маржинальности, а не о том, как покрыть базовые расходы.
  • Если у тебя бизнес, ты свободно распоряжаешься своим временем, ведь твой доход зависит от результатов, а не от количества рабочих часов.
Все эти пять проблем ты можешь поочередно решить, внедрив систему в свою работу:
  • сначала избавишься от «пожирателей времени» и организуешь всю работу в одной удобной программе
  • затем научишься сосредоточенно работать
  • далее поймешь, в какой последовательности тебе нужно выстраивать работу в проектах и сможешь сформулировать свои правила работы с клиентами
  • после ты начнешь с легкостью анализировать свою работу и будешь вовремя замечать «отклонения» от заданного курса
  • ну и в конце придешь к пониманию, как управлять своим бизнесом, а не работать на дядю.
Звучит круто, но как это работает? Как именно твоя система решает эти проблемы?
В моей системе есть 3 обязательных компонента:
порядок + автоматизация + аналитика
Каждый компонент решает свои задачи. Все, что тебе нужно сделать – объединить их в один механизм:
Свою систему я собрала в Notion, поэтому ниже я опишу алгоритм действий на примере этой программы.
Первый шаг – создать единую структуру и навести порядок.
В работе с клиентами всегда +- одна последовательность действий: от первого сообщения и брифа до финальной отчетности.
Тебе нужно упаковать эту последовательность действий в одном рабочем пространстве.
Задача рабочего пространства «мягко прокатить тебя» от одного этапа работы к следующему. Чтобы тебе не приходилось держать в голове все эти правила и задачи. Чтобы ты не путался в последовательности действий. Чтобы ты не скакал с этапа на этап, совершая кучу лишних телодвижений.
Добавь в рабочем пространстве «фокус-комнаты», в которых ты сможешь решать задачи из одной области, не отвлекаясь ни на что другое.
Создав один раз такую структуру, ты можешь сделать ее единой для всех проектов.
Второй шаг – настроить автоматизации.
Все частые рабочие процессы тебе нужно свести к минимуму действий.
  • подготовка любых видов документов
  • планирование задач, созвонов, платежей
  • создание файлов для отчетов, стратегий, контент-планов
  • подготовка рабочего пространства для нового клиента
– все это можно можно делать в один клик.
Ты можешь свести всю операционку к таким простым действиям:
Пятница? – время подготовить отчет за неделю. Нажимаешь одну кнопку и быстро заполняешь уже готовый шаблон.
Новый клиент? – нужен бриф. Нажимаешь одну кнопку, проверяешь вопросы в шаблоне брифа и отправляешь его клиенту.
И третий шаг – добавить в систему инструменты для аналитики, планирования и автоматических расчетов.
Твоя задача — знать как идут твои дела каждый день. И в идеале ты не должен для этого прикладывать никаких усилий. Как за рулем: важные показатели всегда перед глазами.
  • Отслеживай базовые показатели эффективности работы в каждом проекте. Это позволит тебе сокращать количество хаотичных действий.
  • Добавь инструменты для автоматического расчета стоимости твоего часа и твоих услуг. Они помогут тебе не занижать стоимость твоей работы и всегда быть в плюсе (то есть получать прибыль, а не только покрывать расходы).
  • Настрой автоматический подсчет дохода в каждом проекте. Так ты сможешь наглядно оценить, генерирует ли проект достаточно прибыли или нет.
Главное, чтобы ты анализировал все этапы своего бизнеса от привлечения клиентов и продаж, до результатов в их бизнесе и качества твоей работы. Отслеживай даже уровень своего интереса и эмоциональной отдачи в каждом проекте.
Все рабочие пространства, автоматизации и инструменты для аналитики можно настроить в Notion.

Мы собирали эту систему с нуля два месяца. Но этот срок можно сократить до двух дней. Дальше я расскажу, как это сделать.
Так работает эта система
Ей ты делегируешь всю рутину и операционку. А себе высвобождаешь время на креативную работу. Теперь "скучные задачи" не пугают, ты не откладываешь их до последнего. Ведь ты можешь решить их в пару кликов.
С этой системой ты избавишься от кучи раздражающих программ и чатов и сможешь быстро и продуктивно работать, ни на что не отвлекаясь.
И сколько бы проектов ты не вел – у тебя везде будет одна структура и одна последовательность работы. Тебе будет очень легко поддерживать порядок в проектах и работать в них по единым правилам.
С каждым месяцем ты будешь автоматизировать все больше рабочих процессов и все лучше управлять своим временем и доходом.
Ну и самое главное, сделаешь первые шаги в развитии своего бизнеса и научишься грамотно управлять своими финансами.
И чем быстрее ты будешь действовать, тем быстрее ты придешь к жизни своей мечты на фрилансе.
И самый сок: эта система адаптируемая!
По мере своего профессионального роста, ты сможешь подстраивать свою систему под новые запросы: создавать новые автоматизации, менять структуру и оформление.
Эта система станет не просто твоим ассистентом в решении операционных задач.
Эта система заложит прочный фундамент в твоем бизнесе.
«Я все же не уверен, что эта система поможет мне. А что, если…?»
❓ «А что, если я ничего не понимаю в Notion?»
Если ты никогда не работал в Notion, или работал, но так и не смог разобраться, или ты не знаешь английский язык – это все не имеет значения.
Тебе не обязательно учиться работать с Notion, чтобы внедрить эту систему в свою работу.
Мы уже прошли этот путь, поэтому знаем «объездную дорогу». Если проехать по ней, тебе не придется разбираться с Notion и потом еще два месяца самому собирать систему.
Дальше я расскажу тебе о простом решении, которое может использовать каждый фрилансер, чтобы начать работу с этой системой всего за два дня.
❓ «А что, если эта система не подойдет под мою нишу?»
За шесть лет мы попробовали себя практически во всех нишах на фрилансе.
Я успела поработать копирайтером, контент-креатором, сторисмейкером, смм-менеджером, смм-стратегом, рилсмейкером, дизайнером, специалистом по таргетированной и контекстной рекламе… А Ваня занимался разработкой сайтов и чат-ботов и другими прогерскими задачками.
Во всех этих нишах у нас выстраивался ± единый процесс работы внутри проектов. Отличались только креативные задачи.
Поэтому мы с уверенностью можем сказать, что наша система подойдет для любой ниши фриланса.
❓ «А что, если у меня уже есть своя команда/агентство? Подойдет ли мне такая система для фрилансеров?»
Если ты уже собрал команду, но предварительно не выстроил систему в работе – сделай это сейчас. И как можно скорее, пока твои проблемы не раздулись до предела.
Внедри эту систему сначала у себя. Сформулируй свои правила игры. А затем научи остальных игроков твоей команды следовать им.
Ты не можешь выстраивать систему сразу для всей команды, пока сам, как капитан не разберешься в ней.
Сначала сделай рабочее пространство для себя и подготовь его к работе, а затем открой доступ к отдельным разделам пространства для своей команды. Позднее ты сможешь адаптировать все пространство для командной работы.
Если же ты руководишь командой от 10 человек, у вас стабильный поток клиентов и обороты от 1 млн р./мес, тогда такой системы тебе тебе будет недостаточно, чтобы наладить процесс работы.
Но здесь тебе важно быть честным с собой. Точно ли твое агентство агентство? Или просто хочется его так называть?
Самым верным решением будет дочитать эту статью до конца и тогда принять решение, подходит тебе эта система или нет.
❓ «А что, если я не хочу платить подписку за еще одну программу?»
Для работы с нашей системой достаточно бесплатного тарифа в Notion. Мы сами используем бесплатный тариф даже для командной работы, потому что его функционала нам хватает за глаза!)
❓ «А что, если у меня уже организована своя система в Notion? Нужна ли мне ваша система?»
Если твоя система решает все пять проблем, о которых мы говорили выше – тогда наша система тебе не нужна. Но если хоть одна из проблем тебя беспокоит, значит твоя система пока несовершенна.
Ты можешь улучшить ее или даже объединить с нашей. А твой опыт работы с Notion поможет тебе сделать все быстрее!
❓ «А что, если я никогда не пробовал так серьезно работать с клиентами? С договорами, отчетами и т.д. Мы просто все решаем в чате без всяких правил и бумажек. Нужна ли мне тогда ваша система?»
Все просто:
  • если тебе комфортно работать в таком режиме
  • если тебя не беспокоят проблемы выше
  • если ты уже имеешь много времени и денег
  • если ты доволен тем, как ты проживаешь свою жизнь
– тогда ты познал истину и наша система тебе не нужна
Но если в таком режиме работы ты не удовлетворен клиентами, результатами, доходом и своим состоянием, тогда только одно поможет тебе изменить это. Система в работе.
❓ «А что, если у меня СДВГ? Я в принципе не умею фокусироваться и быстро теряю интерес ко всему»
И у меня тоже СДВГ :)
В какой-то момент я уже смирилась с тем, что только таблетки помогут мне нормально работать. Но потом я внедрила эту систему в работу.
И оказалось, что и без таблеток можно научиться фокусироваться и не терять интерес, даже с СДВГ!
Смотри, как ты со своим СДВГ дочитал длинную статью до сюда! Потому что тебе интересно. При СДВГ тебя могут заставить работать две вещи: дедлайн завтра и дикий интерес. Тут и прячется наша скрытая суперсила, когда нам очень интересно, нас не оторвать! Это гиперфокус. И с моей системой я смогла ловить гиперфокус в работе. Главное — уничтожить скуку, — тогда будет интерес и гиперфокус.
❓ «А что, если мой клиент не захочет работать в Notion?»
Здесь есть два варианта:

  1. Если клиенту нужно только просматривать страницы в Notion, тогда ему вообще не обязательно знать, что это Notion.
    Ты можешь просто отправлять ему ссылки на страницы из твоего пространства и у него они будут открываться как сайт. Сейчас ты отправляешь ему отчет из гугл-докс, а будешь из Notion – разницы он не заметит.

  2. Если клиенту нужно редактировать страницы в Notion, тогда твоя задача мягко познакомить его с этой программой.
    Можешь провести с ним короткий созвон или записать инструкцию по работе с твоим пространством.
И помни, что клиент играет по твоим правилам, а не ты по его.
❓ «А что, если перенести текущие проекты в Notion невозможно? Информация раскидана по разным чатам, папкам и программам, а что-то вообще удалено безвозвратно. Поиск займет так много времени, а оно все и так уходит на работу с клиентами…»
Я тебя прекрасно понимаю.
Чтобы начать работу с нашей системой, тебе достаточно создать пространство и загрузить базовую информацию о проектах в него.
Ты можешь начать с условно "чистого листа". И постепенно будешь собирать данные и переносить их в Notion. Разбросанная информация, которую не найти, не помешает тебе внедрить систему! А судя по всему, система тебе нужна больше чем кому-либо :)
И самый главный вопрос...
Как мне внедрить эту систему?
Жми сюда и узнаешь ответ
Made on
Tilda